Registos HACCP: temperaturas, limpeza, pragas e água
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Como registar os controlos diários do HACCP, um a um ou em massa, o que acontece com um valor fora do intervalo e como tirar os relatórios.
Para que serve
A autoridade sanitária exige que demonstre que cumpre o seu plano de autocontrolo: temperaturas das câmaras, limpeza, controlo de pragas, água. Os registos HACCP da Recipok substituem as folhas de papel penduradas na câmara: cada localização pede os seus controlos com a periodicidade que definir, a equipa preenche-os a partir do telemóvel ou do tablet e ficam guardados com data, hora, responsável, valor, observações e fotografias.
Usam-nos a equipa de produção, o Responsável de HACCP (uma função que só vê esta secção) e o encarregado, que revê as incidências e tira os relatórios para a inspeção.
Antes de começar
- Não é preciso ativar nada: a secção HACCP está no menu lateral. No plano gratuito há um máximo de registos por mês.
- Crie as localizações e zonas com os seus limites e a sua periodicidade. Uma localização sem periodicidade não pede nenhum registo.
- Registam o administrador, o encarregado, o Responsável de HACCP, os empregados de produção e as funções personalizadas com permissão para criar registos HACCP.
Os tipos de registo
| Tipo | Para quê |
|---|---|
| Temperatura | Câmaras, frigoríficos, congeladores e vitrinas. É comparada com o intervalo da localização. |
| Limpeza | Higiene de superfícies e postos: correto ou incorreto. |
| Controlo de pragas | Verificação de armadilhas e iscos. |
| Controlo da água | Qualidade da água; mede-se o pH face ao intervalo da localização. |
| Outros | Qualquer controlo que não se encaixe nos anteriores. |
Registar o turno: o registo em massa
É a forma rápida para o dia a dia. Entre em HACCP › Criar registo e clique em Ir para registos em massa.
Escolha a zona e o responsável
Selecione a Zona e o Responsável. Com Mostrar só pendentes vê o que falta; em Mostrar escolhe Todos, Apenas o dia escolhido ou Apenas atrasados.
Registe cada linha
Toque em Toque para registar em cada localização. Nas temperaturas e no pH escreva o valor e clique em Confirmar medição; na limpeza e nas pragas marque Correto ou Incorreto e clique em Confirmar verificação. Se uma linha não se aplicar hoje, Descartar registo.
Guarde
Clique em Guardar N registos. Abre-se a Revisão final de registos: reveja e clique em Confirmar e guardar. Os registos são enviados por lotes: mantenha a página aberta até terminar.
| Localização | Tipo | Intervalo | Valor | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Câmara 1 · lacticínios | Temperatura | 0 a 4 °C | 3,2 °C | Concluído |
| Câmara 2 · produto acabado | Temperatura | 0 a 4 °C | 6,8 °C | 1Fora do intervalo seguro |
| Congelador | Temperatura | −25 a −18 °C | −21,0 °C | Concluído |
| Mesa de trabalho | Limpeza | — | — | Pendente |
- 1Fora do intervalo seguro: a observação passa a ser obrigatória («Descreva a incidência»). Escreva o que aconteceu e a medida tomada.
- 2Confirmado não é guardado: enquanto não clicar em guardar, os registos não chegam à Recipok.
Um registo avulso: o registo manual
Para um controlo isolado ou para quem está a começar. Em HACCP › Criar registo segue o assistente: Que tipo de controlo vai registar? › Seleciona a zona › Localização específica › Registo de medição (o valor, com o intervalo à vista, e observações) › Detalhes do registo (Responsável, Data e hora e Anexos, por exemplo uma fotografia) › Guardar.
Periodicidade e alertas
Cada localização pede os seus registos segundo a sua Periodicidade: de quantos em quantos dias, quantos registos por dia e em que dias da semana não é preciso registar. Quando há controlos por fazer, a Recipok avisa com «Tem controlos HACCP pendentes» e o botão Registar agora. Na janela de alertas vê os Registos do Dia agrupados em pendentes, urgentes e concluídos.
Cada utilizador configura os seus Lembretes: Ativar lembretes, Início do turno da manhã e Fim do turno da tarde, o Horário dos avisos (a cada hora, a cada 2, 4 ou 8 horas ou uma vez por dia) e se são enviadas Notificações ao Administrador. Explicamos como configurar a periodicidade e os alertas de cada localização em Localizações, zonas e limites.
A lista e os relatórios para a inspeção
Em HACCP › Registos HACCP filtra por Tipo de registo, Data de início e Data final, Localização, Zona, Posição e Utilizador. Cada registo mostra a sua data, valor, observações e anexos, e pode ser editado ou eliminado. Com os botões Excel e PDF (este último, para o administrador e o encarregado) descarrega o que filtrou. As incidências são os registos fora do intervalo com a sua observação.
Controlo da água
Esta função está em testes e será publicada brevemente.
O registo da água recolhe a temperatura, o pH, o cloro residual, a turbidez e um controlo de cheiro, cor e sabor (Normais ou Anómalos). Os limites configuram-se em cada localização, por exemplo Cloro mín., Cloro máx. e Turbidez máx.
Leituras fora dos limites e apagar registos
Esta função está em testes e será publicada brevemente.
Se uma leitura sair dos limites, o registo marca-a como leitura fora dos limites e não é guardado até escrever a ação corretiva. É o que mostrará numa inspeção: o que se mediu, o que saiu dos limites e o que se fez.
Para apagar um registo há uma regra: apenas um gerente, ou quem o fez nas últimas 24 horas, o pode apagar. Passado esse prazo, o registo é conservado.
As listas filtram-se por tipo e mostram cada leitura, não apenas a última.
Verificação: a segunda assinatura
Esta função está em testes e será publicada brevemente.
Em papel, cada registo de qualidade leva duas assinaturas: quem o faz e quem o verifica. A segunda assinatura é a página Por verificar, onde o responsável de qualidade revê os registos HACCP e as ordens de produção que ainda ninguém reviu.
- Ative-a em Extensões: é gratuita e acrescenta-se ao menu HACCP.
- Para assinar é preciso a permissão Verificar HACCP. Quem não a tiver pode consultar a lista, mas não assinar.
- Primeiro aparecem os registos que saíram dos limites, com a sua ação corretiva. Pode filtrar por Pendentes ou Verificados, por período (7, 30 ou 90 dias) e por tipo.
- Para verificar, marque os registos, escreva um comentário se quiser, introduza a sua palavra-passe (assinatura) e clique em Verificar selecionados.
- Um registo verificado já não se edita nem se apaga: fica registado quem o verificou e quando. Ninguém pode verificar os seus próprios registos.
Conselhos
Um registo fora do intervalo sem ação corretiva é a primeira coisa que um inspetor assinala. Ensine a equipa a escrever sempre o que fez, não só o que viu. Para preparar a visita, veja Preparar uma inspeção sanitária.
As temperaturas das câmaras podem registar-se sozinhas com sondas Dobbox, e os tempos e temperaturas de elaboração registam-se na ordem com o controlo de processos.