Exercice de traçabilité en 1 clic
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Tracez un lot dans les deux sens en quelques secondes, vérifiez le bilan et enregistrez l’exercice avec son rapport PDF pour le contrôle.
À quoi ça sert
Quand l’inspecteur demande la traçabilité d’un lot, il attend deux réponses : avec quoi il a été fabriqué et à qui il est parvenu. L’exercice de traçabilité vous les donne en quelques secondes, sur une seule feuille, avec le bilan du lot et un compte rendu PDF à signer et à archiver.
Il sert à préparer les contrôles et les audits (IFS, BRCGS), à réagir à l’alerte d’un fournisseur ou à la plainte d’un client, et à vérifier que votre traçabilité n’a pas de trous. Il répond à ce qu’exige l’article 18 du Règlement (CE) 178/2002 : une étape en amont et une étape en aval pour chaque lot.
Il est utilisé par le responsable qualité ou HACCP. C’est une fonctionnalité en bêta : elle fonctionne déjà et nous continuons à l’améliorer grâce à vos retours.
Cette fonctionnalité est déjà disponible, mais nous continuons à l'améliorer grâce à vos retours. Si quelque chose ne se comporte pas comme prévu, dites-le-nous dans le chat.
Avant de commencer
- L’exercice fait partie du HACCP : activez Registres HACCP dans Extensions.
- Pour que le rapport soit complet, il vous faut des réceptions avec lot, des ordres qui déduisent les lots et des sorties avec lot. Si vous ne travaillez pas encore ainsi, commencez par Comment fonctionne la traçabilité par lot.
- Pour enregistrer l’exercice, il faut être administrateur ou Responsable HACCP.
Faire un exercice
Ouvrez l’exercice
Allez dans HACCP › Exercice de traçabilité.
Saisissez ou scannez le lot
Dans Numéro de lot, saisissez le lot tel qu’il figure sur l’étiquette et cliquez sur Tracer le lot, ou utilisez Scanner l'étiquette pour lire son QR. Si ce numéro apparaît dans plusieurs enregistrements, choisissez le produit dans Confirmez le produit.
Lisez le rapport
En quelques secondes, vous avez le lot, son fournisseur ou son ordre de production, l’emplacement, la DLC et le temps que vous avez mis (« Rapport obtenu en… »).
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Le bilan est équilibré
- 1En amont : les lots d’ingrédients et de préparations entrés dans ce lot. Avec Tracer ce lot, vous suivez l’un d’eux jusqu’à son bon de livraison.
- 2En aval : fabrications, clients et mouvements qui ont reçu le lot.
- 3Le bilan : ce qui est entré face à ce qui a été fabriqué, livré, ajusté et ce qui reste. S’il n’est pas équilibré, il vous indique la quantité qui reste à justifier.
Ce que vous apprend chaque partie du rapport
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| D’où vient-il ? | Pour un lot fournisseur : le fournisseur, le document et la date de réception. |
| Avec quoi a-t-il été fait ? | Pour un lot maison : les lots d’ingrédients et de préparations intermédiaires consommés dans son ordre de production. Ceux saisis à la main dans l’ordre apparaissent comme « Déclaré sur l'ordre ». |
| Où est-il parti ? et Clients ayant reçu le lot | Ordres où il a été utilisé, sorties et clients, avec les quantités. |
| Bilan du lot | Entré, fabriqué, livré, pertes et ajustements, et ce qui reste en stock. « Le bilan est équilibré » ou « … restent à justifier ». |
Avec Tracer ce lot, vous passez à n’importe quel lot de l’arborescence, et avec Revenir au lot précédent, vous revenez en arrière. Un autre lot recommence à zéro.
Enregistrer l’exercice et télécharger le rapport
Télécharger le rapport
Télécharger le rapport génère le PDF avec les deux sens et le bilan, prêt à montrer ou à envoyer.
Enregistrer cet exercice
Rédigez vos conclusions (anomalies détectées, actions à mener) et cliquez sur Enregistrer l'exercice. Il est conservé avec la date, le responsable, le temps que vous avez mis et le rapport tel qu’il est aujourd’hui.
Exercices enregistrés
En bas, vous trouvez l’historique avec la date, le produit et le lot, le responsable et le résultat (lots d’origine, destinations, clients, bilan ouvert). Ouvrir le compte rendu enregistré télécharge le PDF de chacun : c’est ce que vous présentez lors d’un contrôle.
Faites-en un avec un lot fournisseur (comme si vous receviez une alerte) et un autre avec un lot maison (comme si un client se plaignait). Si les deux sont complets, votre traçabilité fonctionne. Plus d’informations dans Préparer un contrôle sanitaire.
Cas d’usage
- Alerte d’un fournisseur : tracez son lot, regardez dans quelles fabrications il est entré et quels clients les ont reçues, prévenez-les et retirez le stock restant avec un ajustement au motif Détérioré. Enregistrez l’exercice comme preuve.
- Plainte d’un client : avec le lot de l’étiquette, regardez quels lots de matières premières il contenait et qui a réalisé l’ordre de production.
- Audit : présentez les exercices enregistrés et leur compte rendu.
Conseils
- Si le bilan reste ouvert, vérifiez les pertes et ajustements non enregistrés : c’est la première chose que regarde un auditeur.
- Pour le détail mouvement par mouvement, utilisez Traçabilité aval et amont.