Connecter Recipok à Holded
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Ce qui est synchronisé entre Recipok et Holded (clients, fournisseurs, commandes, produits, réceptions et sorties) et comment configurer la connexion.
À quoi ça sert
Si vous facturez et tenez votre comptabilité avec Holded, la connexion avec Recipok vous évite de saisir deux fois ce qui se passe à l’atelier. Chaque sortie livrée à un client arrive dans Holded comme bon de livraison ou commande, chaque achat comme bon de réception ou commande d’achat, et les clients, fournisseurs et commandes de vente restent identiques dans les deux logiciels.
Le responsable ou l’administrateur la configure une seule fois. Ensuite, elle fonctionne toute seule : l’équipe travaille dans Recipok comme d’habitude et le bureau facture dans Holded avec les données déjà chargées.
Avant de commencer
- Il vous faut un compte Holded et l’accès à sa clé API (vous la trouverez dans la section API de votre compte Holded).
- Connectez-vous à Recipok avec un utilisateur responsable ou administrateur.
- Vérifiez que vos clients et fournisseurs ont le bon numéro fiscal et que vos recettes ont un SKU : c’est ce qui fait correspondre les mêmes données dans les deux logiciels.
Configurer la connexion
Dans le menu de votre compte, en haut à droite, ouvrez Intégrations puis l’onglet Holded.
Obtenir ma clé API Holded ↗
Par défaut "REC"
☐ Préparations ☑ Clients ☑ Fournisseurs ☑ Commandes de vente
Enregistrer
- 1La clé API est la clé fournie par Holded. Le lien en dessous ouvre la page de Holded où l’obtenir.
- 2Les destinations déterminent quel document est créé dans Holded à partir de vos achats et de vos sorties.
- 3Ce que vous importez de Holded toutes les heures : cochez uniquement ce que vous voulez importer.
Collez la clé API Holded
Dans Clé API Holded. Si vous ne l’avez pas sous la main, cliquez sur Obtenir ma clé API Holded.
Choisissez le préfixe
Préfixe des bons de livraison/commandes dans Holded : les lettres par lesquelles commenceront les documents créés par Recipok. Par défaut « REC », pour les distinguer de ceux que vous créez dans Holded.
Choisissez les destinations
Destination par défaut des entrées dans Holded : Bons de réception d’achat ou Commandes d’achat. Destination par défaut des sorties dans Holded : Bons de livraison de sortie ou Commandes de vente.
Cochez ce qu’il faut synchroniser automatiquement et enregistrez
Dans Synchronisation automatique, cochez Clients, Fournisseurs et Commandes de vente si vous voulez les importer de Holded. Cliquez sur Enregistrer.
Ce qui circule et quand
| Donnée | Sens | Quand |
|---|---|---|
| Sorties (livraisons aux clients) | Recipok → Holded | À l’enregistrement de la sortie dans Recipok : elle est créée comme bon de livraison de sortie ou commande de vente, avec le lot, le prix et, si le client y est soumis, le recargo de equivalencia. |
| Réceptions de marchandise | Recipok → Holded | À l’enregistrement des modifications de la réception, ou manuellement avec Envoyer à Holded depuis la liste des réceptions. Ensuite apparaît Voir dans Holded. |
| Retours fournisseur | Recipok → Holded | Avec Envoyer à Holded dans la liste des retours. |
| Clients | Dans les deux sens | À la création ou à la modification d’un client dans Recipok ; et toutes les heures, les nouveaux clients de Holded si vous avez coché Clients. |
| Fournisseurs | Holded → Recipok | Toutes les heures, si vous avez coché Fournisseurs. |
| Commandes de vente | Holded → Recipok | Toutes les heures, si vous avez coché Commandes de vente. Elles arrivent dans Commandes, prêtes à être produites. |
| Recettes et ingrédients (comme produits) | Recipok → Holded | Avec Synchroniser avec Holded : dans Mes recettes et formules (en sélectionnant des recettes), dans l’éditeur de recette et dans la liste des ingrédients. Sont transmis le nom, le prix HT, la TVA, le SKU et le poids. |
Les suppressions circulent aussi : si vous supprimez dans Recipok un client, une recette ou un ingrédient qui était synchronisé, il est supprimé dans Holded. Avant de supprimer, vérifiez que vous n’en avez pas besoin dans Holded.
Conseils et erreurs fréquentes
- Un client apparaît en double dans Holded : le plus souvent, le numéro fiscal ou l’e-mail ne correspondent pas. Corrigez-le et saisissez son Holded ID dans la fiche du client dans Recipok.
- Une réception n’apparaît pas dans Holded : cherchez-la dans Entrées et utilisez Envoyer à Holded. Si la clé API a expiré ou a été changée dans Holded, collez la nouvelle et enregistrez.
- Facturez toujours dans Holded à partir du bon de livraison créé par Recipok ; si vous le ressaisissez à la main, vous en aurez deux.
- Si vous utilisez un autre logiciel de facturation, nous pouvons aussi le connecter : Connectez Recipok à votre facturation, votre comptabilité ou votre caisse. Les sorties et leur bon de livraison sont expliqués dans Sorties et bons de livraison.