Ligar a Recipok ao Holded
Todos os planos
O que se sincroniza entre a Recipok e o Holded (clientes, fornecedores, encomendas, produtos, entradas e saídas) e como se configura a ligação.
Para que serve
Se fatura e faz a contabilidade com o Holded, a ligação com a Recipok evita escrever duas vezes o que acontece na produção. Cada saída que entrega a um cliente chega ao Holded como guia de remessa ou encomenda, cada compra como guia de remessa ou encomenda de compra, e os clientes, fornecedores e pedidos de venda mantêm-se iguais nos dois programas.
É configurada uma vez pelo responsável ou pelo administrador. Depois funciona sozinha: a equipa trabalha na Recipok como sempre e o escritório fatura no Holded com os dados já carregados.
Antes de começar
- Precisa de uma conta Holded e de acesso à sua API Key (encontra-a na secção API da sua conta Holded).
- Entre na Recipok com um utilizador responsável ou administrador.
- Verifique que os seus clientes e fornecedores têm o NIF correto e que as suas receitas têm SKU: é isso que emparelha os mesmos dados nos dois programas.
Configurar a ligação
No menu da sua conta, no canto superior direito, entre em Integrações e abra o separador Holded. Neste momento, este ecrã aparece em inglês na versão portuguesa da Recipok; indicamos entre parênteses o que significa cada campo.
Get my Holded API KEY ↗
Por defeito "REC"
☐ Preparations ☑ Customers ☑ Suppliers ☑ Sales orders
Guardar
- 1A API Key é a chave fornecida pelo Holded. A ligação por baixo abre a página do Holded onde a pode obter.
- 2Os destinos decidem que documento é criado no Holded com as suas compras e as suas saídas.
- 3O que traz do Holded a cada hora: marque só o que quer importar.
Cole a API Key do Holded
Em Holded API Key. Se não a tiver à mão, carregue em Get my Holded API KEY (obter a minha API Key do Holded).
Escolha o prefixo
Holded waybill/order prefix (prefixo das guias de remessa e encomendas no Holded): as letras com que vão começar os documentos criados pela Recipok. Por defeito «REC», para os distinguir dos que faz no Holded.
Decida os destinos
Default destination for incoming documents in Holded (destino das entradas): Purchase waybills (guias de remessa de compra) ou Purchase orders (encomendas de compra). Default destination for outgoing documents in Holded (destino das saídas): Sales waybills (guias de remessa de saída) ou Sales orders (pedidos de venda).
Marque o que sincronizar automaticamente e guarde
Em Automatic synchronization (sincronizar automaticamente), marque Customers (clientes), Suppliers (fornecedores) e Sales orders (pedidos de venda) se os quiser trazer do Holded. Carregue em Guardar.
O que circula e quando
| Dado | Sentido | Quando |
|---|---|---|
| Saídas (entregas a clientes) | Recipok → Holded | Ao guardar a saída na Recipok: é criada como guia de remessa de saída ou pedido de venda, com o lote, o preço e, se o cliente o tiver, o «recargo de equivalencia» (regime especial de IVA espanhol). |
| Entradas de mercadoria | Recipok → Holded | Ao guardar alterações na entrada, ou manualmente com Enviar para o Holded a partir da lista de entradas. Depois aparece Ver no Holded. |
| Devoluções a fornecedor | Recipok → Holded | Com Enviar para o Holded na lista de devoluções. |
| Clientes | Nos dois sentidos | Ao criar ou editar um cliente na Recipok; e a cada hora, os novos do Holded se marcou Customers. |
| Fornecedores | Holded → Recipok | A cada hora, se marcou Suppliers. |
| Pedidos de venda | Holded → Recipok | A cada hora, se marcou Sales orders. Chegam a Encomendas prontos para produzir. |
| Receitas e ingredientes (como produtos) | Recipok → Holded | Com Sincronizar com Holded: em Minhas receitas e fórmulas (selecionando receitas), no editor da receita e na lista de ingredientes. Seguem o nome, o preço sem IVA, o IVA, o SKU e o peso. |
As eliminações também circulam: se eliminar na Recipok um cliente, uma receita ou um ingrediente que estava sincronizado, ele é eliminado no Holded. Antes de eliminar, confirme que não precisa dele no Holded.
Conselhos e erros frequentes
- Um cliente aparece duplicado no Holded: quase sempre o NIF ou o e-mail não coincidem. Corrija-o e escreva na ficha do cliente da Recipok o seu Holded ID.
- Uma entrada não aparece no Holded: procure-a em Entradas e use Enviar para o Holded. Se a API Key expirou ou foi alterada no Holded, cole a nova e guarde.
- Fature sempre no Holded a partir da guia de remessa criada pela Recipok; se a voltar a escrever à mão, terá duas.
- Se usa outro programa de faturação, também o podemos ligar: Ligue a Recipok à sua faturação, contabilidade ou POS. As saídas e a respetiva guia de remessa explicam-se em Saídas e guias de remessa.