La cuenta, la configuración y las personas
Todo lo de este capítulo se hace una vez y condiciona el resto: los datos fiscales salen en cada albarán, el logo en cada etiqueta, la nomenclatura en cada lote y las ubicaciones en cada entrada y cada control de temperatura. Es una hora bien empleada, dos si hay muchas ubicaciones.
- La cuenta con el plan Integral activo y los datos fiscales completos.
- Los módulos necesarios activados en Extensiones.
- Cada persona con su usuario y su rol; las ubicaciones del obrador creadas.
- Costes fijos, margen objetivo, tarifas y datos maestros listos.
- La carpeta de arranque del capítulo 01.
- Las cinco decisiones previas anotadas.
- Quién será el propietario de la cuenta, con su correo.
2.1El alta y el asistente de bienvenida
La cuenta se crea en app.recipok.com con un correo y una contraseña. Quien la crea queda como administrador y propietario: la única persona que puede activar y contratar módulos y tocar la seguridad. Conviene que sea el titular del negocio, no el implantador. Nada más entrar, el asistente de bienvenida fija en cuatro pantallas lo mínimo para empezar.
La cuenta nace en el plan gratuito con ingredientes de ejemplo ya cargados. Sirven para probar, pero conviene borrarlos antes de importar los vuestros: Ingredientes › Todos los ingredientes, menú ⋮, Eliminar todos sin usar.
2.2Contratar el plan Integral
Menú de usuario (arriba a la derecha) › Suscripción, pestaña Planes y Precios: eliges Integral y la modalidad mensual o anual. El pago es con tarjeta, que queda guardada para renovaciones y módulos opcionales.
- Datos de facturación de la suscripción (razón social, NIF, dirección): salen en las facturas de Recipok, que se descargan en Facturas.
- Usuarios: Integral incluye tres. Más, como usuarios adicionales desde Ajustes generales › Usuarios Opcional.
- Cambios de plan, pausa, archivo y cancelación: en la misma pantalla, siempre a fin de periodo y con el prorrateo a la vista.
2.3Configuración: los datos de la empresa
Menú de usuario › Configuración, pestaña Datos generales: varias tarjetas y un solo botón Guardar al final. Rellena ahora lo que aparece en documentos y etiquetas.
- 1Logo. PNG, JPG, GIF o WEBP, máximo 5 MB. Se imprime en etiquetas, fichas técnicas y documentos de salida. Un PNG con fondo transparente queda bien sobre cualquier plantilla.
- 2Número de registro sanitario. Opcional, pero Sanidad sale en el bloque «Datos de la empresa» de la ficha técnica y tus clientes profesionales lo buscarán ahí.
- 3Razón social. El nombre legal con el que emites albaranes y pedidos. Vacío, se usa el nombre comercial.
Las demás tarjetas de Datos generales
| Tarjeta | Qué poner | Cuándo |
|---|---|---|
| Dirección de entrega de pedidos | Donde te sirven los proveedores, si es distinta de la fiscal. Se propone en cada pedido de compra. | Ahora |
| Documentos de salida · de entrada · pedidos · devoluciones | Nombre, prefijo (AL-, ENT-) y siguiente número. Si venís de otro sistema, continuad la serie. | Ahora, decisión 5 |
| Partes de producción | Siguiente número; usar lotes internos para ingredientes si el parte debe mostrar vuestro lote y no el del proveedor. | Ahora |
| Lotes automáticos (Itinerario) · Envío de correos · Multiempleado | Numeración de los partes por itinerario; avisos por parte asignado y finalizado; exigir contraseña al cambiar de empleado en un puesto compartido. | Semana 3 |
| Registros APPCC | Cuántos días hacia atrás se puede registrar un control (90 por defecto). Cuanto más corto, más honesto el registro ante una inspección. | Semana 4 |
La moneda la fija el país. La interfaz está en siete idiomas y cada usuario puede cambiar el suyo. La zona horaria afecta a los registros APPCC y a las alertas: compruébala si el obrador no está en la península.
2.4Nomenclatura: cómo se numerarán los lotes
Pestaña Nomenclatura de Configuración. Aquí se compone el número de lote que Recipok asigna a cada parte de producción: se eligen los elementos y su orden, y la pantalla enseña un ejemplo en vivo.
El lote tiene que ser único e inequívoco: dos hornadas del mismo producto el mismo día no pueden compartir número. La fecha sola no basta; incluye siempre el correlativo. Y si cambias la serie a mitad de año, anota en qué fecha cambió.
2.5Extensiones: activar los módulos que hacen falta
Al pie del menú lateral, el botón Extensiones. Solo el propietario puede activar, contratar o desactivar. Hasta que un módulo se activa, su sección no aparece en el menú: si no ves «APPCC» o «Menús», es esto.
Temperaturas, limpieza, plagas y pH con periodicidad por ubicación.
El plan de autocontrol redactado a partir de tus recetas, con manual en PDF.
Cartas con alérgenos, menús del día y calendarios con QR.
Lo que una elaboración deja además de su producto principal.
Tus clientes piden desde su propio acceso con tu catálogo y tus precios.
Facturación completa integrada: clientes, series, impuestos, SEPA.
| Módulo | Para qué y cuándo activarlo | Señal |
|---|---|---|
| Registros APPCC | Los controles diarios. Activa ya: hace aparecer la sección APPCC y con ella Ubicaciones, que necesitas esta semana. | Activar |
| Plan APPCC | El plan de autocontrol. Actívalo ahora aunque lo trabajes en la semana 4. Una ficha de producto gratis; fichas ilimitadas con propuesta automática, mejora anual aparte. | Activar Mejora |
| Cartas y menús · Calendario | Solo si publicas cartas con alérgenos, menús del día o un calendario mensual. | Activar |
| Subproductos | Si alguna elaboración deja un segundo producto aprovechable o haces despiece. | Activar |
| Portal de cliente | Tus clientes profesionales piden solos. En pruebas: semana 4, con un cliente de confianza. | Beta |
| Diseñador de etiquetas · Formulación Fría | Etiquetas sobre medida fija; equilibrado de fórmulas de heladería. Se solicitan al equipo de Recipok. | Opcional |
Ingredientes, recetas, escandallo, fichas, etiquetas, compras, stock, lotes, producción, ventas, tiendas, informes y API vienen activados con el plan Integral desde el primer día.
2.6Usuarios y roles: quién entra y qué ve
Ajustes generales › Usuarios, solo el administrador. Un usuario por persona: así queda registrado quién creó cada parte, quién descontó cada lote y quién hizo cada control.
Empleado registrado
Tiene correo propio. Recibe una invitación por email y crea su contraseña. Para encargados, responsables de APPCC y quien entre desde su móvil.
Empleado no registrado
Sin correo: nombre y contraseña, entra desde el ordenador o la tableta del obrador. Para operarios que solo ejecutan partes o registran temperaturas.
- 1El rol decide qué ve. Elige el más restrictivo que permita a esa persona hacer su trabajo.
- 2Horas y salario alimentan el escandallo. El coste de personal de una receta sale del salario medio por hora de los empleados, multiplicado por el tiempo de manipulación. Cifras reales, o el coste de cada producto quedará falseado.
| Rol | Qué puede hacer | En La Plaza |
|---|---|---|
| Administrador | Todo. Único que gestiona usuarios y ve las cifras de dinero del cuadro de mando. | Marta (propietaria) |
| Encargado | Como el administrador salvo crear usuarios, la seguridad y algunos ajustes de cuenta. | Jorge |
| Asesor | Igual que el encargado. El rol natural para el implantador externo o la asesoría. | El implantador |
| Empleado de producción | Ejecuta los partes que se le asignan y, si se le permite, crea los suyos. Ve «Asignados a mí» y APPCC. | Lucía |
| Responsable de APPCC | Registros y plan APPCC. No ve recetas, costes, pedidos ni facturación. | Ana |
| Vendedor | Solo crea y consulta pedidos de venta en las tiendas asignadas. | Dependienta |
| Rol personalizado | Permisos a medida: partes, recetas, compras, entradas, pedidos, salidas, APPCC. | Casos especiales |
La cuenta la crea el cliente con su correo y él es el propietario. Tú entras como Asesor con tu propio usuario y, al terminar, el cliente te desactiva sin perder nada. Nunca implantes con las credenciales del propietario: lo que hagas quedará registrado a su nombre.
2.7Ubicaciones: el plano del obrador
APPCC › Ubicaciones (aparece al activar Registros APPCC). Una ubicación es un lugar físico y cumple dos funciones a la vez, por eso se crea en la semana 1:
- Las marcadas «Tratar como almacén» son las únicas que aparecen al dar de alta una entrada o un pedido a proveedor, y las que guardan stock por lotes.
- Las de tipo Control de temperatura o Control de agua son los puntos donde se registran los controles del APPCC, con su rango seguro y su periodicidad.
| Nombre | Tipo | Zona | Rango | Almacén |
|---|---|---|---|---|
| Cámara 1 · lácteos | Control de temperatura | Obrador | 0 a 4 °C | Sí |
| Cámara 2 · producto terminado | Control de temperatura | Obrador | 0 a 4 °C | Sí |
| Congelador | Control de temperatura | Obrador | −25 a −18 °C | Sí |
| Almacén seco | Almacén | Almacén | — | Sí |
| Mesa de trabajo | Puesto de trabajo | Obrador | — | No |
| Horno | Maquinaria | Obrador | — | No |
| Vitrina tienda | Control de temperatura | Tienda | 0 a 6 °C | No |
Empieza con las que existen de verdad y con el nombre que ya usa el equipo. Cada ubicación de control pedirá un registro con su periodicidad: si creas veinte, tendrás veinte registros diarios. La periodicidad se configura en la semana 4.
No tienes por qué teclear las ubicaciones, los almacenes y las familias. Envíanos lo que tengas (el Excel o la exportación de tu programa anterior, los albaranes y las fichas técnicas en PDF o en foto, incluso el cuaderno de recetas) por el chat de la aplicación y el equipo de soporte lo digitaliza con la lectura de documentos y lo carga en tu cuenta. Proveedores, ingredientes, clientes, ubicaciones, almacenes y familias: sin coste.
2.8Costes fijos, margen objetivo, tarifas y datos maestros
Costes fijos y operativos
Ajustes generales › Costes fijos y operativos. Alquiler, energía, seguros, gestoría, amortizaciones y las horas de trabajo del mes. El coste indirecto de una receta es (costes fijos + otros) ÷ horas al mes ÷ 60 × minutos de manipulación. Aquí también el Margen objetivo, que cada receta nueva propone y que colorea la rentabilidad en «Mis recetas».
Tarifas de venta
Configuración › Tarifas de venta. Solo si vendes a otros negocios con precios distintos: nombre, a qué se aplica (PVP, mayorista o precio libre), incrementar o descontar, numérico o porcentaje. Después se asigna a cada cliente. La Plaza: «Cafeterías», 30 % de descuento sobre PVP.
Datos maestros
Familias de ingredientes y de recetas, etiquetas de recetas, razones de devolución y trazas de alérgenos de empresa Sanidad: un obrador que trabaja frutos de cáscara y gluten lo declara aquí una vez y sale en todas las etiquetas.
Para después
Configuración de documentos (marca de agua, ocultar peso en el albarán), Ficha Técnica (plantillas, capítulo 05) y Seguridad: el segundo factor del propietario, en cuanto la cuenta tenga datos reales.
Lista de comprobación de la semana 1
- Plan Integral activo y datos de facturación de la suscripción completos.
- Nombre comercial, razón social, NIF, dirección, registro sanitario y logo guardados.
- Prefijos y siguiente número de albaranes, entradas, pedidos, devoluciones y partes.
- Nomenclatura de lotes decidida, habilitada y probada con el ejemplo en vivo.
- Registros APPCC y Plan APPCC activados; los demás módulos según necesidad.
- Un usuario por persona, con su rol; horas y salario en los que producen.
- Ubicaciones creadas, con «Tratar como almacén» y rangos en las cámaras.
- Costes fijos y horas informados; margen objetivo fijado.
- Tarifas creadas si hay precios especiales; trazas de empresa declaradas.
- Ingredientes de ejemplo eliminados antes de importar los reales.