Qué reunir, qué decidir y en qué orden
Una implantación no fracasa por la aplicación: fracasa por cargar los datos en el orden equivocado y tener que rehacerlos. Lee este capítulo entero antes de abrir la cuenta. Al terminarlo sabrás qué tienes que tener sobre la mesa, qué cinco decisiones conviene tomar de antemano y cómo encajan las piezas.
- La carpeta de arranque reunida.
- Las cinco decisiones previas anotadas.
- El calendario adaptado a tu obrador.
- Un par de horas para reunir la carpeta.
- Una hora de conversación para las decisiones.
1.1El mapa del sistema: por qué el orden importa
En Recipok cada dato se escribe una vez y lo usan todos los módulos. Los ingredientes alimentan las recetas; las recetas alimentan las etiquetas, las fichas técnicas, el plan APPCC y los partes de producción; los partes crean los lotes de producto terminado; y esos lotes salen en el albarán al cliente.
Precio, formato, alérgenos, nutrición, familia, stock crítico.
Cantidades, merma, tiempo, costes, precio de venta.
Alérgenos, nutricional, QUID, lote, código de barras.
Entradas con lote; parte que consume y produce.
Pedido, salida con lote, cliente. Simulacro.
El APPCC es transversal: sus registros diarios dependen de las ubicaciones que definas en la semana 1 y su plan se redacta a partir de las recetas de la semana 2. Por eso queda para la semana 4, aunque las ubicaciones se creen al principio.
No cargues nada que dependa de algo que aún no existe. Un ingrediente sin proveedor se puede crear, pero habrá que abrirlo otra vez. Una receta con ingredientes sin precio da un coste falso. Un parte sin ubicaciones no sabe de qué almacén descontar. Cada capítulo empieza por lo que tiene que estar hecho antes.
1.2La carpeta de arranque: qué reunir
No hace falta que esté perfecto: hace falta que exista, aunque sea en papel, en un Excel viejo o en fotos del móvil.
La empresa y las personas
- Razón social, NIF y dirección fiscal tal y como van en los albaranes.
- Nombre comercial y número de registro sanitario: sale en la ficha técnica.
- Logotipo en PNG o JPG (máximo 5 MB): etiquetas, fichas y documentos.
- Quién será el propietario de la cuenta y quién entra a diario con qué papel.
- Horas al mes y salario bruto por hora de quien produce, para el escandallo.
- La lista de cámaras, congeladores, almacenes y puestos con sus temperaturas; los costes fijos mensuales.
Proveedores, ingredientes, recetas y clientes
- La lista de proveedores con NIF y correo (el correo recibe los pedidos).
- Los últimos albaranes de cada proveedor y sus fichas técnicas en PDF: Recipok los lee.
- Las recetas en el formato que estén, con piezas obtenidas, tiempo de manipulación y precio de venta.
- Los envases (bolsa, caja, estuche): entran en el coste.
- Si vendes a otros negocios: la lista de clientes y quién tiene precios especiales.
Envía esta lista al cliente antes de la primera sesión y pídele una carpeta compartida. La mitad del tiempo de una implantación se pierde esperando un dato que nadie tenía a mano. Pide expresamente los albaranes recientes: con tres o cuatro por proveedor, la lectura de documentos hace en una tarde lo que a mano cuesta una semana.
1.3Cinco decisiones que conviene tomar antes de cargar nada
¿Cada receta se mide por kilos o por unidades?
Una receta es «Por Kilogramos» (masa, crema, relleno: se produce y se vende a peso) o «Por Unidades» (tarta, croissant: piezas). Fija cómo se expresan coste, precio, parte y etiqueta. Regla práctica: los semielaborados por kilos y los productos de venta por unidades.
¿Cómo se numeran los lotes?
Correlativo automático o compuesto con fecha, semana, día y prefijo de receta (por ejemplo TQ-260930-014). Si ya tenéis un sistema en las etiquetas, replicadlo.
¿Qué ubicaciones y almacenes existen?
Las ubicaciones son a la vez los almacenes de los que se descuenta stock (solo las marcadas «Tratar como almacén») y los puntos donde se registran las temperaturas del APPCC. Dibuja el obrador: cámaras, congelador, almacén seco, obrador, envasado.
¿Quién hace qué?
El plan Integral incluye tres usuarios. Decide quién es administrador, quién encargado, quién empleado de producción y quién responsable de APPCC. Un usuario por persona: así queda registrado quién hizo cada parte y cada control.
¿Cómo se numeran los documentos?
Albaranes, entradas, pedidos, devoluciones y partes llevan prefijo y siguiente número. Si venís de otro sistema, continuad la serie para no duplicar numeración ante una inspección.
1.4El calendario de cuatro semanas
Orientativo, para un obrador de tamaño medio (unas 300 referencias y 100 recetas) con una persona dedicándole una hora al día. Las cuatro semanas marcan el orden, no el esfuerzo: la carga de datos que a mano llevaba unas veinte horas se hace en una con la lectura de documentos, y en cero si la encargas al equipo de soporte. Muchos obradores completan el recorrido en dos semanas; lo que de verdad marca el ritmo es producir con Recipok cuanto antes.
Semana 1 · Cimientos
Alta, plan, datos de la empresa, Extensiones, usuarios, ubicaciones, costes fijos, proveedores y primeros ingredientes.
Semana 2 · El recetario
Ingredientes con alérgenos y nutrición, semielaborados, recetas, precios, primeras fichas y etiquetas.
Semana 3 · Almacén y obrador
Stock inicial por lotes, entradas escaneadas, primeros partes reales, tablero y etiquetas de lote.
Semana 4 · Ventas y Sanidad
Clientes, tarifas, pedidos, albaranes, registros APPCC, plan APPCC, simulacro y lista de aceptación.
No esperes a tener el recetario completo para hacer el primer parte real. En cuanto una receta esté completa, prodúcela con Recipok ese mismo día: el parte, el lote y la etiqueta. Es la forma más rápida de detectar lo que falta y de que el equipo vea para qué sirve.
1.5Cuánto cuesta cargar los datos
| Tarea | A mano | Con la lectura de documentos |
|---|---|---|
| Un proveedor | 2 minutos | Todos de golpe desde la plantilla Excel: 15 minutos. |
| Un ingrediente completo | 4 a 6 minutos | CSV para lo básico y lectura de la ficha técnica del proveedor: 1 minuto de revisión. Del Portal de Ingredientes, se rellena solo. |
| Una receta | 10 a 15 minutos | Foto, PDF o Excel leído y propuesta revisada: 2 a 3 minutos. |
| Una entrada de mercancía | 5 a 10 minutos | Albarán escaneado: 1 minuto de revisión. |
| Plan APPCC completo | Una o dos jornadas | Media jornada con la propuesta automática de prerrequisitos y peligros; las etapas se confirman en planta. |
| Todo el catálogo (300 ingredientes, 100 recetas) | Unas 20 horas | 1 a 2 horas de revisión; cero si lo carga el equipo de soporte. |
No tienes por qué teclear los proveedores, los ingredientes y las recetas de tu carpeta de arranque. Envíanos lo que tengas (el Excel o la exportación de tu programa anterior, los albaranes y las fichas técnicas en PDF o en foto, incluso el cuaderno de recetas) por el chat de la aplicación y el equipo de soporte lo digitaliza con la lectura de documentos y lo carga en tu cuenta. Proveedores, ingredientes, clientes, ubicaciones, almacenes y familias: sin coste. Las recetas dependen del volumen: te pasamos un presupuesto antes de empezar.
Cierra en la reunión de arranque tres cosas por escrito: quién carga qué (lo habitual: tú configuras y formas, ellos cargan ingredientes y recetas con tu revisión), qué se considera terminado (la lista de aceptación del capítulo 10) y quién valida los datos sanitarios: siempre alguien del obrador, nunca el implantador.