Proveedores e ingredientes
El ingrediente es la pieza de la que sale todo: su precio calcula el coste de cada receta, sus alérgenos van a la etiqueta, su nutrición a la ficha técnica y su formato de compra a la entrada de mercancía. Es la carga más larga de la implantación, así que aquí está el mayor ahorro: primero lo básico de todos, después lo sanitario con la lectura de fichas técnicas.
- Todos los proveedores dados de alta con su correo.
- Todos los ingredientes con nombre, unidad, precio, formato, proveedor y familia.
- Alérgenos y nutrición revisados, al menos en los que entran en productos que se venden.
- Stock crítico en los ingredientes que no pueden faltar.
- Ubicaciones creadas y marcadas como almacén (capítulo 02).
- Los albaranes recientes y las fichas técnicas de proveedor.
- Los ingredientes de ejemplo eliminados.
3.1Primero los proveedores
Compras › Proveedores. Van antes que los ingredientes porque la importación solo enlaza el proveedor si ya existe con el nombre exacto. El único obligatorio es el nombre, pero rellena también:
- Email: la dirección a la que Recipok enviará los pedidos de compra en PDF.
- N° Fiscal y Razón social: evitan duplicados y son los datos que usará la facturación si conectas Reciplus.
- N° Sanitario Sanidad: el plan APPCC lo recoge en el anexo de proveedores aprobados.
- Documentos: varios PDF por proveedor (certificados, homologaciones). Lo que pide el prerrequisito «Proveedores y materias primas».
Si son más de quince, importación desde Excel: el botón de importar descarga la plantilla, se rellena y al subirla Recipok deduplica por NIF y, si no hay, por nombre.
3.2Tres formas de crear ingredientes
A mano, uno a uno
Menos de 80 referencias, o los ingredientes clave que quieres revisar con calma. Ingredientes › Todos los ingredientes › Crear ingrediente. De 4 a 6 minutos cada uno.
Importación desde CSV
Para volcar de golpe lo básico de cientos de ingredientes. Menú ⋮ › Descargar plantilla, se rellena en Excel, se guarda como CSV y se importa. Alérgenos y nutrición, después.
Portal de Ingredientes
Catálogo de fabricantes que publican en Recipok. Al escribir el nombre aparecen sugerencias; al elegir una se rellenan solos nutrición, alérgenos y componente genérico. Sin coste.
Y una cuarta vía que llega sola en la semana 3: el escaneo de albaranes crea los ingredientes que no existan con el botón Crear artículo. Por eso no hace falta ser exhaustivo ahora con los de compra ocasional.
No tienes por qué teclear los proveedores ni los ingredientes. Envíanos lo que tengas (el Excel o la exportación de tu programa anterior, los albaranes y las fichas técnicas en PDF o en foto, incluso el cuaderno de recetas) por el chat de la aplicación y el equipo de soporte lo digitaliza con la lectura de documentos y lo carga en tu cuenta. Proveedores, ingredientes, clientes, ubicaciones, almacenes y familias: sin coste.
3.3La ficha del ingrediente: qué rellenar y en qué orden
El editor tiene varias pestañas. Estas son las que importan en la implantación, con el ejemplo del Queso crema de La Plaza.
- 1Unidad de medida: gramos, mililitros o piezas. Define cómo se pesa en las recetas y ajusta sola la unidad de precio (gr. → KG, ml. → L, pz. → UD). Por piezas aparece Peso por unidad (gr.), imprescindible para que la receta sepa cuánto pesa un huevo.
- 2Precio por unidad de precio, hasta 4 decimales. Si solo conoces el precio del envase, rellena Formato y Precio formato y el unitario se calcula. Un precio 0 se admite, pero deja el coste de la receta a cero: el primer error que hay que cazar.
- 3Formato: cuánto trae el envase que compras (2 kg, 5 l, 12 ud). Obligatorio; sirve para que el escaneo de albaranes convierta envases en kilos.
| Pestaña | Qué rellenar | Cuándo |
|---|---|---|
| Peso/precio (Coste) | Nombre, unidad, precio, formato, IVA de compra, marca, código de barras. La merma solo si pierde peso al limpiarlo. La Referencia es vuestro código; el SKU, el que viaja a la facturación. | Ahora |
| Proveedores y stock | Proveedores (el primero es el principal), Ubicación por defecto, Familia (se crea al vuelo), Stock crítico y Cantidad a pedir. | Ahora |
| Formatos de compra | Si se compra en varios envases (caja de 6 × 1 kg, cubo de 5 kg): código de barras, nombre, precio y formato de cada uno. El escáner los reconoce. | Semana 3 |
| Alérgenos y etiquetado · Información nutricional | Los 14 alérgenos, trazas, ficha técnica adjunta, componente genérico; valores por 100 g. Ver 3.4. | Semana 2 |
| Nombres alternativos | Cómo llama el proveedor a este ingrediente en sus albaranes. Se aprenden solos en el escáner. | Se rellena solo |
| Formatos de venta · Tarifas | Solo si vendes el ingrediente tal cual (una tableta de chocolate en la tienda). | Semana 4, si aplica |
Recipok no deja guardar dos ingredientes con el mismo nombre y la Referencia tiene que ser única. Si el equipo usa dos nombres para lo mismo («nata» y «nata 35 %»), decide uno ahora. Para lo que ve el consumidor en la etiqueta existe el campo Nombre a mostrar, que no toca el nombre interno.
3.4Alérgenos y nutrición: la parte sanitaria Sanidad
La etiqueta y la ficha técnica de cada producto se construyen sumando los alérgenos y los valores de sus ingredientes. Un ingrediente mal clasificado se propaga a todas las recetas en las que entra. Tres formas de rellenarlo, de la más rápida a la más lenta:
Leer la ficha técnica del proveedor
Pestaña Alérgenos y etiquetado › Adjuntar ficha técnica (PDF, JPG o PNG) y Analizar con IA. Recipok propone nutrición por 100 g, alérgenos, trazas y lista de ingredientes; revisas y guardas con Confirmar y Guardar Ingrediente. La ficha queda adjunta.
Elegirlo del Portal de Ingredientes
Si el fabricante publica su catálogo en Recipok, al elegir la sugerencia se rellenan nutrición, alérgenos y componente con los datos del propio fabricante.
A mano, o con la propuesta por nombre
Casillas de los 14 alérgenos y sus trazas, y la tabla nutricional. Rellenar con IA propone valores típicos a partir del nombre: útil para materias primas genéricas (harina, azúcar), nunca para productos de marca con ficha propia.
- 1Ficha técnica adjunta. Guárdala aunque rellenes a mano: es la evidencia que pide el plan APPCC y la que te salvará en una inspección si un alérgeno está en discusión.
- 2Componente genérico y Nombre a mostrar. El componente agrupa ingredientes equivalentes en la lista de la etiqueta; el nombre a mostrar sustituye al interno. «Ocultar en la etiqueta» es para auxiliares tecnológicos que no se declaran.
La lectura de la ficha es una propuesta. Antes de confirmar, comprueba contra el papel: que los alérgenos son los de esa ficha, que las trazas están en Trazas y no en Alérgenos, y que los valores son por 100 g. La tabla no deja guardar si grasas + hidratos + proteínas + sal superan 100 g o si los azúcares superan los hidratos: si salta ese aviso, la lectura ha fallado en algún campo.
3.5Semielaborados: la receta que también es ingrediente
No crees a mano un ingrediente «Base de galleta». En Recipok una receta se usa como ingrediente de otra directamente: al añadirla desde el buscador de la receta se crea solo su ingrediente espejo, con el prefijo *RP*, cuyo precio es el coste de la receta y cuyos alérgenos son los de sus ingredientes. Cuando se produce un parte de esa base, el lote queda en stock como ingrediente y se consume en el siguiente parte de tartas (capítulo 04).
3.6La importación desde CSV, paso a paso
Descarga la plantilla
Ingredientes › Todos los ingredientes › ⋮ › Descargar plantilla: un Excel con una columna por campo.
Rellena las cinco columnas obligatorias
Nombre, Unidad de medida (gr / ml / pz), Unidad de precio (KG / L / UD), Precio y Formato. Añade Proveedor (nombre exacto), Familia, Referencia, Marca, Código de barras, Ubicación y Stock crítico.
Guárdala como CSV
En Excel: Guardar como › CSV UTF-8. El importador detecta el separador (coma o punto y coma).
Importa y revisa el emparejado de columnas
Importar ingredientes: vista previa y emparejado de cada columna con el campo de Recipok. Si un nombre o un SKU ya existe, actualiza en lugar de duplicar.
Comprueba el resultado
En el listado, filtra por proveedor vacío y por precio 0 para cazar lo que no se ha emparejado. Los costes se recalculan en segundo plano.
Pide el Excel que ya tenga el cliente y límpialo tú antes de importar: nombres duplicados, unidades mezcladas, precios con y sin IVA en la misma columna. El precio de compra en Recipok va sin IVA. Una hora de limpieza en Excel ahorra un día de correcciones dentro de la aplicación.
3.7Comprobaciones antes de pasar a las recetas
El listado de Ingredientes › Todos los ingredientes filtra por nombre, referencia, unidad, marca, proveedor, familia y estado de stock. Úsalo para estas cinco comprobaciones:
- Ningún ingrediente a precio 0 salvo los que de verdad no cuestan.
- Ningún ingrediente por piezas sin peso por unidad: sin él, la receta lo cuenta como peso cero y la nutricional se desvía.
- Alérgenos revisados en todos los que van a productos de venta, aunque sea «ninguno».
- Proveedor y familia en todos: la familia agrupa el plan APPCC; el proveedor, los pedidos.
- Stock crítico en los 20 o 30 ingredientes que no pueden faltar un lunes.
No hace falta volver a tocar las recetas: al guardar el nuevo precio, Recipok recalcula el coste de todas las recetas donde entra el ingrediente, incluidas las anidadas, y lo guarda en el histórico. Lo mismo cuando el precio llega desde una entrada o un albarán escaneado: el escandallo se mantiene solo una vez implantado.