La puesta en marcha y la rutina
Una implantación no termina cuando los datos están cargados: termina cuando el obrador funciona con Recipok sin pensar en Recipok. Este capítulo fija la rutina, dice cómo reaccionar a los cambios habituales y da la lista de aceptación con la que se da por terminada la implantación.
10.1El día a día
Al abrir
Registro APPCC del turno de mañana en modo masivo y Finalizar turno. Vistazo al cuadro de mando: stock crítico de ingredientes y de recetas.
Producción
Los partes del día ya creados (a mano, desde «Pedidos por productos» o por itinerario). El equipo los inicia desde el tablero, escanea los lotes, avanza los procesos, finaliza e imprime la etiqueta de lote.
Recepción de mercancía
Foto del albarán y Escanear documento en el momento; revisión y «Procesar» cuando haya un rato. Pegar el QR de lote en los envases que lo necesiten.
Expedición
Salidas confirmadas con lote antes de que salga la furgoneta; albarán impreso o enviado. Temperatura de salida si el cliente la exige.
Al cerrar
Registro APPCC del turno de tarde. Partes de mañana creados o planificados. Pedidos de venta de mañana revisados.
10.2Cada semana y cada mes
Semana
- Variación de precios de ingredientes y, en «Mis recetas», filtro «Variación: una semana» para decidir si hay que repreciar.
- Recomendación de pedidos a 7 días y envío a proveedores.
- Lotes por expirar en «Lotes en Stock»: qué consumir primero o retirar.
- Pendientes de APPCC: ninguno sin registrar o sin justificar.
- Completar los ingredientes creados desde el escáner esa semana.
Mes
- Conciliación de stock de cámaras y almacén seco; ajustes con motivo.
- Escandallo de recetas: la rentabilidad del catálogo frente al margen objetivo.
- Informe de Salidas de Almacén: lo vendido, su coste y su margen bruto.
- Un simulacro de trazabilidad registrado (trimestral como mínimo).
- Revisar costes fijos, horas y salarios y el saldo de escaneos.
Cada noche Recipok guarda el coste de cada receta, y el cuadro de mando muestra «Recetas con aumento de coste», «Más rentables» y «Menos rentables». Si quien fija precios mira el cuadro de mando el lunes, la revisión mensual de precios deja de ser un trabajo: es una consecuencia.
10.3Cuando pasa algo: qué tocar y dónde
Sube el precio de un ingrediente
Nada: llega solo con el siguiente albarán y todas las recetas se recalculan. Si cambia la tarifa entera del proveedor, el Actualizador de precios lee el PDF de la tarifa. Después, «Mis recetas» con filtro de variación para decidir precios de venta.
Cambio de proveedor de un ingrediente
Mismo producto: añade el proveedor nuevo en la ficha y adjunta su ficha técnica; revisa alérgenos. Producto distinto: crea el ingrediente nuevo y usa Sustituir ingredientes en «Mis recetas» para cambiarlo en todas las recetas de una vez.
Un producto nuevo
Receta (por documento o a mano) → datos, precio de venta y formatos → ficha técnica con «Usar plantilla» → etiqueta de prueba → primer parte. Si es un proceso nuevo, su ficha al plan APPCC en la siguiente revisión.
Cambia la receta de un producto
Edita la receta: la ficha técnica, la etiqueta y la carta con QR cambian solas. Si vendes envasado, imprime y guarda la etiqueta nueva con fecha; la anterior sigue siendo válida para los lotes ya producidos.
Un proveedor avisa de un lote con problema
APPCC › Simulacro de trazabilidad con el lote del proveedor: elaboraciones afectadas y clientes que las recibieron. Contacta con esos clientes; retira los lotes afectados con un ajuste con motivo «Deteriorado». Registra el simulacro como evidencia de la retirada.
Un cliente se queja de un producto
Con el lote de la etiqueta: simulacro hacia atrás (qué lotes de materia prima entraron, quién lo hizo, qué controles de proceso se registraron). Devolución con motivo si vuelve la mercancía.
Llega la inspección
Manual del plan APPCC aprobado, registros en Excel del periodo que pidan, incidencias fuera de rango con su acción correctiva, último simulacro, fichas técnicas y etiquetas de los productos que señalen. Todo se imprime en el momento.
Entra una persona nueva
Usuario con su rol. Carné de operario. Registro de la formación en el plan APPCC. Veinte minutos con el tablero y un parte real.
Un parte se hizo mal
Si no ha salido nada de ese lote, Anular el parte (vuelven los lotes) y crear otro. Si ya salió, no se borra: se corrige con ajustes de stock con motivo y se anota en observaciones. El rastro es la trazabilidad.
10.4Cómo saber que la implantación ha cuajado
Cuatro señales que se comprueban en un minuto, y que dicen más que cualquier lista:
El stock cuadra
La conciliación mensual sale con ajustes pequeños. Si hay que corregir mucho, faltan entradas o partes sin descontar.
El simulacro sale entero
Un lote cualquiera de proveedor llega hasta los clientes en un solo árbol, sin ramas «declaradas» a mano.
Nadie pregunta el coste
El precio de venta se decide mirando «Mis recetas», no un Excel aparte. El escandallo vive en Recipok.
El APPCC no tiene huecos
Los pendientes de ayer están a cero cada mañana y las incidencias tienen su acción escrita.
Y un indicador de la propia aplicación: Tu progreso en Recipok (la insignia de la barra superior) recorre cuatro niveles, de Bronce a Platino, con hitos que son exactamente los de esta guía. El botón Guíame lleva a la pantalla del hito que falte. Llegar a Platino equivale a haber terminado la implantación.
10.5La lista de aceptación
Es la que cierra la implantación. Si todo está marcado, el obrador funciona con Recipok; lo que quede sin marcar es el plan de la semana siguiente.
Datos y configuración
- Datos fiscales, logo, registro sanitario y numeración correctos en un albarán y una ficha impresos.
- Un usuario por persona, con el rol adecuado; nadie comparte credenciales salvo el puesto de obrador con carnés.
- Ubicaciones reales, con almacén y rango; nomenclatura de lote reconocible.
- Costes fijos, horas y salarios reales; margen objetivo fijado.
Recetario
- Ningún ingrediente de producto de venta a precio cero ni sin alérgenos revisados.
- Todas las recetas de venta completas: piezas, tiempo, peso real, PVP, alérgenos, vida útil.
- Plantilla de ficha técnica aplicada; etiquetas de los tres tipos probadas en la impresora.
Operación
- Las entradas de la última semana registradas; el stock inicial cargado por lotes.
- Partes diarios con lotes descontados y lote producido; etiqueta desde el parte.
- Salidas con lote y precio de tarifa; un albarán enviado por correo.
- Un simulacro de trazabilidad registrado que llega de proveedor a cliente.
Sanidad
- Registros APPCC diarios completos durante dos semanas seguidas.
- Plan APPCC aprobado y firmado; manual guardado.
- El equipo sabe que «Finalizar turno» es lo que guarda.
Recorre la lista con el cliente delante, marcando en la aplicación, no de memoria. Entrega por escrito: qué queda pendiente y quién lo hace; los usuarios creados y sus roles (sin contraseñas); dónde están el manual APPCC y la plantilla de ficha; y las rutinas del punto 10.1 adaptadas a sus horarios. Después, pide que te desactiven el usuario de Asesor.