Compras, entradas, lotes y stock
A partir de aquí Recipok deja de ser un recetario y pasa a reflejar el obrador de verdad: lo que entra, con qué lote y caducidad, dónde está y cuánto queda. La clave para que el stock se mantenga solo es registrar cada albarán el día que llega, y para eso está la lectura de documentos.
- El stock inicial por lotes cargado, con caducidades.
- Las entradas registrándose a diario, a mano o por escaneo.
- Pedidos a proveedor saliendo desde Recipok, con la recomendación automática.
- Los precios de compra actualizándose solos con cada albarán.
- Ubicaciones marcadas «Tratar como almacén» (capítulo 02).
- Ingredientes con formato de compra y proveedor (capítulo 03).
- Los albaranes de las últimas semanas, en papel o PDF.
6.1Cómo funciona el stock en Recipok
El stock no es un número por ingrediente: es una lista de lotes. Cada lote sabe de qué ingrediente es, de qué proveedor vino, con qué número llegó, en qué ubicación está, cuánto queda y cuándo caduca. Los partes consumen lotes concretos y las salidas arrastran el lote del producto terminado. Así se construye la trazabilidad sin trabajo extra.
Crea o suma un lote por línea, en su ubicación, con caducidad. Actualiza el precio.
Descuenta los lotes de materia prima elegidos y crea el lote de producto terminado.
Inventario, cambio de ubicación, merma, rotura: siempre con motivo y con rastro.
Elige el lote (el de caducidad más próxima si no lo dices) y lo asocia al cliente.
La cantidad de un lote va en la unidad de precio del ingrediente (kilos, litros o unidades). No hay conversión entre peso y piezas dentro del stock. Por eso importa acertar con la unidad de medida al crear el ingrediente.
6.2El stock inicial: una foto del almacén
Una entrada «de inventario inicial» por proveedor
Compras › Entradas › Crear Entrada, documento «INICIAL-2026», y una línea por lote que tengas: ingrediente, cantidad, lote del envase, caducidad y ubicación. La vía recomendada: deja los lotes reales.
Conciliación de stock
Gestión de stock › Productos en stock › Conciliación: recuento frente a lo que dice el sistema, con responsable. Ajusta todos los lotes y deja movimientos «INV-». Para el inicial sin detalle por lote y para los recuentos periódicos.
Aunque el inventario inicial se haga con prisa, anota el lote y la caducidad de todo lo que vaya a entrar en un producto que se venda. Es lo que permite responder «¿qué lotes de harina entraron en las tartas de esta semana?» desde el primer parte.
6.3La entrada de mercancía a mano
| Ingrediente | Formato | 1Cantidad | Precio/ud | Nº Lote | F. expiración | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Queso crema | Cubo 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Cámara 1 |
| Nata 35 % | Brick 1 l | 24 = 24 l | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Cámara 1 |
| Mantequilla | Placa 1 kg | 10 | 8,20 € 2+4 % | MB-0930 | 30/12/2026 | Cámara 1 |
- 1La cantidad se escribe en envases cuando se elige un formato de compra, y Recipok la convierte a kilos o litros.
- 2El precio de la línea, si cambia, actualiza el del ingrediente y recalcula todas sus recetas. El aviso muestra la variación.
- 3El detalle de cada línea guarda la temperatura de entrada y observaciones: el control de recepción que pide el APPCC, ligado al lote. El lote interno es opcional; vacío, se copia el del proveedor.
- Obligatorios: número de documento y fecha. Sin lote, Recipok pone la fecha (aammdd): mejor escribir el del envase.
- Solo aparecen las ubicaciones marcadas como almacén; si no ves una cámara, revisa la casilla en APPCC › Ubicaciones.
- Escanear código lee el EAN del envase, el código interno o un GS1-128 con lote y caducidad, y rellena la línea.
- Después de guardar: adjuntar el PDF del albarán, generar los QR de lotes para pegar en los envases y congelar una línea.
- Corregir una cantidad ya guardada es un ajuste: pide motivo y deja un movimiento «ADJ-». El almacén no se reescribe, se ajusta.
6.4El escaneo del albarán: la entrada en un minuto Integral
Compras › Escanear documento. Subes la foto o el PDF del albarán o la factura y Recipok lo lee en segundo plano. Cuando termina, abres la revisión:
No tienes por qué teclear los proveedores ni los ingredientes que vienen en tus albaranes. Envíanos lo que tengas (el Excel o la exportación de tu programa anterior, los albaranes y las fichas técnicas en PDF o en foto, incluso el cuaderno de recetas) por el chat de la aplicación y el equipo de soporte lo digitaliza con la lectura de documentos y lo carga en tu cuenta. Proveedores, ingredientes, clientes, ubicaciones, almacenes y familias: sin coste.
| Producto leído | Ingrediente | Formato | Cant. | Lote | F. exp. | Precio | Ignorar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HARINA T-45 SACO 25KG | Harina floja Emparejado | Saco 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ✓ |
| AZUCAR BLANQ. 1KG x10 | Azúcar Emparejado | Caja 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ✓ |
| GALLETA TIPO DIGESTIVE 3KG | 1Sin emparejar Crear artículo | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ✓ |
| PORTES | — | — | 1 | — | — | 12,00 € | ✓ |
- 1Crear artículo da de alta el ingrediente que falta sin salir de la pantalla, y Crear formato añade el formato leído. La próxima vez Recipok recordará cómo llama el proveedor a ese producto y lo emparejará solo.
Al pulsar Procesar, Recipok crea el proveedor si no existía, la entrada con sus lotes en la ubicación por defecto de cada ingrediente, actualiza precio e IVA y abre la entrada para que la repases. Si algo salió mal, Reprocesar deshace el stock anterior antes de volver a crearlo.
Cada documento subido consume un escaneo del saldo de la empresa. El saldo se recarga con paquetes mensuales Opcional que se contratan desde la propia pantalla cuando se agota; el saldo actual se ve en el menú de Compras.
Enseña el escaneo a quien recibe la mercancía, que es quien tiene el albarán en la mano. Si esa persona no lo adopta, el stock no se mantiene.
6.5Pedidos a proveedor y recomendación de pedidos
Pedidos
Compras › Pedidos: proveedor, líneas con formato y ubicación de destino, dirección de entrega y mensaje. Se envía por correo en PDF o por WhatsApp. Cuando llega la mercancía, Convertir en entrada crea la entrada con sus líneas; admite recepciones parciales.
Recomendación de pedidos
Compras › Recomendación de pedidos: cruza la producción planificada a 7, 15 o 30 días con el stock y añade los ingredientes en stock crítico. Agrupa por proveedor principal y Crear pedidos a todos los proveedores los genera de golpe. Necesita partes planificados, stock crítico y proveedor principal.
6.6Los precios de compra se mantienen solos
| Vía | Qué pasa con el precio del ingrediente |
|---|---|
| Entrada a mano | Si el precio de la línea es distinto, lo sobrescribe y queda en el histórico. Las recetas se recalculan. |
| Escaneo de albarán o factura | Igual, convirtiendo el precio del envase a kilo o litro con el formato. Actualiza también el IVA de compra. |
| Actualizador de precios Beta | Ingredientes › Actualizador de precios IA: lee una tarifa del proveedor y solo actualiza precios, sin crear stock. Para el cambio de tarifa anual. Consume un escaneo. |
| Variación de precios | Ingredientes › Variación de precios: qué ha subido o bajado en el periodo, a Excel. Para la revisión mensual de precios de venta. |
6.7Consultar y cuidar el stock
| Pantalla de Gestión de stock | Para qué |
|---|---|
| Productos en stock | «Lotes en Stock»: cada lote con cantidad, ubicación, caducidad y valor; iconos de vencido y por expirar (7 días). Editar con motivo, exportar, imprimir la etiqueta interna, histórico y Conciliación. |
| Stock actual e histórico · Almacenes | Stock por ingrediente y su evolución; stock por ubicación con Cambiar ubicación. |
| Movimientos de lote | La traza completa de cada lote: entradas, consumos, salidas, ajustes con motivo. A Excel y PDF. El informe que se enseña en una inspección. |
Recipok no bloquea un parte por falta de stock: avisa y deja el lote en negativo, para que la producción no se pare por un albarán sin registrar. En «Lotes en Stock», Mostrar stocks negativos los lista. Los iconos de caducidad y stock crítico se ven en las tablas y en el cuadro de mando; no se envían por correo.
Lista de comprobación de la semana 3 (almacén)
- Stock inicial cargado por lotes con caducidad en los ingredientes de productos de venta.
- Los albaranes de la semana registrados, al menos uno por escaneo.
- Ingredientes creados desde el escáner completados después.
- Un pedido a proveedor enviado desde Recipok y convertido en entrada al recibirlo.
- Ninguna línea de entrada sin ubicación ni sin lote.
- Saldo de escaneos comprobado.